Suivi des rapports de vérification des consultants

Question

Récemment, on m'a demandé à deux reprises s'il existait un moyen d'attacher les rapports finaux de vérification des consultants à un projet Paratext. L'idée serait que, à l'avenir, ces informations soient conservées avec le projet. Je suis actuellement administrateur pour deux organisations et les rapports des consultants sont simplement stockés sur des serveurs, dans de vieilles armoires à dossiers, ou bien perdus. Avez-vous des suggestions quant à la meilleure pratique à adopter…

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Answer 1

Une idée… J'ai récemment découvert que les fichiers placés dans le dossier [PTproject]\shared\ sont propagés via S/R (Send/Receive). Pour certains projets, S/R représente encore un effort considérable par rapport aux chemins Internet existants, mais pour d'autres, cela semble faisable. Pour le transfert de données, il est utile que chaque fichier placé dans ce dossier soit « envoyé » une seule fois et « reçu » une seule fois par utilisateur, à moins qu'il ne soit modifié.

Quelqu'un peut-il partager les avantages ou les inconvénients de ce scénario ? Il semble qu'un PDF puisse être compressé assez petit si nous ne nous soucions pas de son apparence.

KimB

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Answer 2

À titre anecdotique : les grandes tailles de projet ont causé des problèmes par le passé. Lorsque certains de nos projets ont atteint plus de 400 Mo, ils entraient en dépassement de délai (timeout) ou refusaient d'être envoyés pour les personnes qui tentaient de les recevoir pour la première fois. Il pourrait donc être utile d'examiner la taille actuelle de vos projets pour voir si cela pourrait être un facteur à l'avenir.

Ma recommandation : là où je travaille, nous utilisons un Team Drive sur Google Drive. Chaque langue dispose d'un emplacement pour ce type de documents officiels importants. L'accès peut être accordé aux administrateurs, aux consultants ou aux membres de l'équipe selon les besoins. Comme chaque langue utilise la même structure de fichiers, il est facile pour les administrateurs de trouver ce dont ils ont besoin.

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Comments

La suggestion de KimB est celle qui m'est venue à l'esprit, car il n'y a aucun moyen d'attacher quoi que ce soit à un projet Paratext. Je pense que je préfère utiliser quelque chose comme un dossier Google Drive, car il est probable qu'il y ait plusieurs rapports de consultants, et peut-être un brief de traduction. Le problème avec le placement d'autres types de documents dans un projet Paratext est la mise en forme et les systèmes d'écriture. Nous aimons tous mettre en forme les rapports avec des titres, des puces et d'autres éléments que Paratext ne prend pas en charge.

Il me vient à l'esprit qu'un certain type de lien entre un document externe et un projet Paratext serait souhaitable. Nous avons utilisé le code USFM \rem pour certaines choses de ce type. Vous pourriez ajouter une remarque après la ligne \id qui dit quelque chose comme ceci :
\rem Romans checked on Sept 22, 2022 by consultant Dr. Martin Luther. See report titled, Romans_iso-code_2022.docx. Et ensuite, placez tous les rapports à l'emplacement convenu sur le cloud.

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Oui, nous avons fait cela, un peu au hasard sur une longue période. Le problème, c'est que plus d'un rapport officiel réel a disparu de l'endroit où il était censé être stocké (les anciens rapports papier ainsi que les fichiers numériques) !

Avoir le statut du consultant pour chaque livre enregistré dans le fichier du livre le conserve définitivement avec le projet, mais c'est fastidieux de parcourir chaque livre d'un projet pour vérifier les marqueurs \rem. Je me demande s'il pourrait y avoir un endroit dans le Project Plan (Plan de projet) pour placer une note de statut pour chaque livre qui contiendrait les détails (mais pas le rapport complet du consultant) ?

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Answer 3

Cela semble sous-utilisé ou inconnu, et peut-être même obsolète, je ne sais pas, mais il y a aussi le code \sts dans USFM. C'est essentiellement un rem spécialisé pour enregistrer le statut de vérification.
J'ai trouvé quelque part une liste indiquant qu'on pouvait mettre un chiffre suivi de « free check » (vérification libre), le chiffre étant :
1 - brouillon préliminaire
2 - vérifié par la communauté/le village
3 - vérifié par un consultant
4 - publié
Ainsi, nos traductions contiennent des choses comme :

\sts 3 Consultant checked  March 2019

Le bon côté du \sts, c'est que si vous vérifiez des histoires plutôt que des chapitres, vous pouvez le placer au milieu d'un chapitre. Au moins, de cette façon, vous cherchez juste le marqueur spécialisé, et non n'importe quel \rem

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Comments

Eh bien, ces quatre étapes sont maintenant gérées par le Project Plan (Plan de projet). Certaines organisations ont quatre étapes, tandis que d'autres en ont six. Si vous voulez marquer à quelle étape se trouve un livre ou un chapitre, c'est à cela que sert le Project Plan, donc je ne serais pas surpris que « \sts » ait été déprécié. Il y a plusieurs vidéos sur www.paratext.org décrivant comment configurer un plan de projet et marquer les progrès. Malheureusement, la fonctionnalité Project Plan ne résout pas la question initiale de savoir comment suivre les rapports des consultants. Rev79 semble être une solution, mais je ne l'ai pas vue en action.

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Answer 4

Une autre option serait Rev79 sous « Key documents » (Documents clés) (ensemble avec le brief de traduction, etc.). Les gestionnaires de projet peuvent accorder l'accès.

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Answer 5

Moi aussi, je vote pour la suggestion de KimB. Si les rapports finaux des consultants sont enregistrés en PDF et déposés dans le dossier \shared\, alors ces rapports sont automatiquement distribués et disponibles pour tout le monde. Au format PDF, ils sont moins susceptibles d'être modifiés ou édités.

La seule réserve, outre « le projet pourrait devenir volumineux », est qu'un traducteur pourrait supprimer accidentellement des fichiers dans le dossier partagé, et je crois que cela supprime les rapports pour tout le monde. C'est donc aussi un point à considérer.

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Comments

Une autre option, plus petite, pourrait être de stocker un tableur dans \shared\ qui contient plus que simplement la date, le passage et le consultant : les noms des vérificateurs et d'éventuelles recommandations majeures, peut-être, ainsi qu'une note indiquant où le rapport complet est archivé. Un administrateur pourrait maintenir ce fichier à jour avec une copie maîtresse stockée avec les rapports sur un disque de sauvegarde du projet, au cas où la copie partagée serait supprimée.

Cela ne fonctionnera peut-être pas pour toutes les équipes/projets, mais c'est sûrement mieux que ce que nous avons actuellement… un certain nombre de rapports manquants.

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